Účtovníctvo patrí medzi najkonzervatívnejšie odvetvia najmä preto, že charakter tejto práce určuje množstvo zákonov, vyhlášok, pravidiel a nemalý vplyv štátu a jeho inštitúcií. Vďaka rozvoju informačných technológií a umelej inteligencie však prechádza pozoruhodnými zmenami. Moderné know-how a technológie dnes umožňujú účtovníkom zbaviť sa rutinných činností a venovať sa viac analýzam a ďalším nadstavbovým činnostiam. Klient má zas online v reálnom čase prehľad o stave financií a jasnú predstavu o možných rizikách či výzvach.
Ak si chcete vybrať modernú účtovnú kanceláriu, venujte pozornosť týmto piatim charakteristikám:
1) Účtovné informácie si viete pozrieť kedykoľvek online
Jedným z hlavných technologických nástrojov moderného účtovníctva sú cloudové riešenia. Vďaka nim si v prehľadnej aplikácii, napríklad v mobile, kedykoľvek nájdete informácie napríklad o vystavených a nesplatených faktúrach, o očakávaných veľkých výdavkoch či o celkovej finančnej kondícii firmy. Tieto dáta vám účtovná kancelária neustále aktualizuje na bezpečnom a certifikovanom „cloude“.
K dispozícii sú vám priebežne počas celého mesiaca a nedostávate ich „na stôl“ od účtovníkov na vyžiadanie v excelovskej tabuľke s niekoľkodňovým oneskorením. Vďaka moderným riešeniam máte napríklad okamžitý prehľad o faktúrach po splatnosti od konkrétnych klientov, ktorých môžete včas kontaktovať a urgovať platby.
2) Vďaka automatizácii vás už nezdržujú rutinné činnosti
Dôležitou súčasťou účtovníckej profesie je spracovávanie účtovných dokladov. Aj dnes je často bežné vytlačiť faktúry na kôpku a prácne všetky údaje manuálne „naťukať“ do ťažkopádneho účtovného systému. Pritom súčasné technológie umožňujú faktúry spracovávať digitálne a automatizovať únavné rutinné činnosti.
Digitálne nástroje moderných účtovných kancelárií umožňujú zber všetkých faktúr klienta na jednom virtuálnom mieste. V online prostredí tak dochádza vyťažovaniu dát bez nutnosti manuálneho zadávania údajov. Využíva sa aj takzvané strojové učenie, keď umelá inteligencia sama nadobúda schopnosti napríklad správne rozúčtovať dokumenty podľa rôznych parametrov. Ďalším dôležitým prvkom automatizácie je prepojenie s bankou klienta, keď sa bankové výpisy nahrávajú priamo do účtovného systému, či platby rovno párujú s dokladmi.
3) Všetko funguje digitálne
Moderné účtovníctvo funguje bezpapierovo. To znamená, že všetky dokumenty existujú v digitalizovanej forme, rovnako prebieha aj schvaľovanie faktúr. Donedávna sme boli zvyknutí, že vytlačená faktúra dostala svoju pečiatku a ocitla sa vedúcemu konkrétneho oddelenia na stole. Dnes sa všetko deje virtuálne a o faktúrach, ktoré čakajú na vaše schválenie, dostávate notifikácie priamo na mail, alebo ich vidíte v profesionálnej aplikácii.
4) Partnerstvo presahuje klasický model odberateľ – dodávateľ
Moderný účtovník či účtovníčka sa dnes stáva do istej miery biznispartnerom klienta. Keďže nie je potrebné míňať čas na rutinné činnosti, viac času zostáva na analýzu, hlbšie poznávanie vášho biznisu a povahy podnikania. Vďaka tomu vie účtovná kancelária tretieho tisícročia formou pravidelných osobných či online stretnutí poskytovať klientovi reporty, finančné analýzy, prehľad o tom, ktorý produkt je ziskový a ktorý prípadne stratový.
Súčasťou tejto nadstavby je poznanie príjmov a výdavkov firmy, ktoré účtovník vníma rozložené v čase. Tak vás ako majiteľa firmy vie pripraviť napríklad na blížiace sa veľké výdavky a optimalizovať podľa toho cashflow. Celkovo platí, že moderná účtovná kancelária by mala byť schopná fungovať ako externé finančné oddelenie firmy.
5) Finančné dáta využívate na kvalifikovanejšie rozhodovanie
Aby však bolo účtovníctvo zrozumiteľné a skutočne slúžilo vášmu biznisu, je potrebné zadefinovať vaše aktuálne potreby a ciele. Moderné účtovné kancelárie používajú softvérové nástroje, ktoré berú do úvahy rôzne dimenzie podnikania firmy. Vedia získať v reálnom čase prehľad o finančnej kondícii jednotlivých oddelení, ziskovosť produktov alebo služieb priradiť konkrétnym skupinám zákazníkov, zakomponovať do celkových čísel režijné náklady a prenájmy.
Okrem šírky je možné pri škálovaní potrieb ísť aj takpovediac do hĺbky, pozrieť sa bližšie na konkrétne produktové portfólio. Moderní účtovníci preto potrebujú poznať váš biznis, spôsob myslenia a prístup k podnikaniu. Výsledkom je okrem iného to, že sa ako majiteľ firmy alebo manažér nerozhodujete pocitovo, ale vždy na základe poctivých dát.
